INTERNATIONAL FREIGHT FORWARDING : JASA PENGURUSAN DOKUMEN DAN TRANSPORTASI
A. Sejarah dan Pengertian Freight Forwader
Sebenarnya tidak ada definisi khusus yang tepat secara international mengenai pengertian Freight Forwader. Di luar negeri namanya berbeda – beda tergantung dari OWNER atau pemilik Freight Forwader tersebut dalam mengembangkan visinya. Ada yang menamakan CUSTOM BROKERAGE, CUSTOM HOUSE AGENT, SHIPPING AGENT, dan FORWADER AGENT.
Namun, jika diteliti secara diksi artikulasi, Freight Forwader bisa dikatakan sebagai perusahaan jasa pengurusan dokumen dan transportasi yang mengatasnamakan shipper/ consigned an melaksanakan kegiatan – kegiatan rutinnya seperti stuffing/ unstuffing cargo, penyimpanan/ pergudangan, mengatur local transport, melaksanakan pembayaran “ OCEAN FREIGHT “ . Peran utamanya adalah sebagai mediator “ shipper dan consignee “ dengan pihak “ shipping line atau airliner “
Di Indonesia, kegiatan usaha dari freight forwader ini secara tidak resmi telah ada sejak 1977. Baru pada 16 Juli 1980 diberikanlah izin operasi untuk 15 perusahaan FREIGHT FORWADER Indonesia dengan mendapat bimbingan dan pengarahan dari Departemen Perdangangan. Dirjen Perdangangan Luar Negeri. Sejak itulah usaha freight forwader di Indonesia berkembang pesat dan ditandai dengan berdirinya INFA ( Indonesia National Freight Forwader Association ) yang resmi diakui oleh Pemerintah Indonesia yang beranggotakan 60 perusahaan.
B. Ruang Lingkup Freight Forwader
Meskipun shipper atau consignee bisa melakukan sendiri proses pengurusan dokumen pengapalannya, umumnya hal ini tetap diambil alih oleh freight forwader yang bertindak atas namanya untuk memperoses shipment cargo-nya melalui tahapan yang berbeda. Untuk itu, ruang lingkup freight forwader dapat dibagi menjadi dua sebagai berikut :
1. Atas Nama Shipper atau Eksportir
Sesuai dengan shipping instruction yang diterimanya, freight forwader akan melakukan kegiatan berikut ini :
• Memilih rute ( trade lane) , moda angkutan, dan liner yang tepat.
• Mempelajari term and conditions dari L/ C ( jika shipper memakai L/ C dan juga regulasi dari pemerintah, baik di Negara shipper maupun Negara penerima kargo.
• Mengemas kargo ( kecuali sudah di packing sebelumnya oleh shipper ) sesuai dengan syarat dan kondisi, serta rute tujuan kargo.
• Mnegatur pergudangan untuk kargo sebelum stuffing, jika perlu.
• Memberikan advise kepada shipper tentang pentingnya asuransi kerugian ( syarat dan ketentuan berlaku) , dan mengurusnya jika diminta
• Memesan kargo dan menerbitkan dokumen yang diminta oleh shipper, misalnya forwader’ s certificate of transport.
• Mengangkut muatan/ kargonya ke CY ( port) , mengurus customs, clearance, memproses kelengkapan dokumen dan menyerahkan ke liner.
• Membayar biaya – biaya yang muncul termasuk “ ocean freight “ .
• Mengurus B/ L yang ditandatangani oleh pihak liner dan menyerahkannya kepada shipper.
• Memonitor kargo sampai tiba di tujuan dengan menghubungi liner dan/ atau agent di Negara consignee.
2. Atas Nama Consignee
Sesuai dengan pekerjaan yang diberikan oleh consignee, forwader akan melakukan kegiatan sebagai berikut :
• Menerima dan memeriksa semua dokumen ( seperti packing list dan invoice ) , yang ada hubungannya dengan gerakan cargo.
• Memonitor perjalanan kargo atas nama consignee, jika freight dikontrol olehnya.
• Menerima penyerahan kargo dari liner dan jika diperlukan membayar ocean freight sekaligus.
• Mengatur proses customs clearance dan jika perlu membayar bea masuknya.
• Menyerahkan kargo kepada consignee
DASAR HUKUM DAN FUNGSI FREIGHT FORWADER
A. Status Hukum Freight Forwader
Tidak adanya peraturan international yang mengatur tentang keradaan FREIGHT FORWADER, mengakibatkan masing – masing Negara menerapkan peraturan yang berbeda – beda. Secara umum, pertauran hukum Negara itu didasarkan atas konsep keagenan.
Frieght Forwader merupakan agen dari principal-nya, shipper/ consignee. Dalam tugasnya, patuh kepada principal-nya, mematuhi instruksi – intruksi yang berasalan, dan mampu melaksanakan transaksinya. Jika bertindak seagai agen, tanggung jawabnya terbatas hanya sebagai agen, tidak lebih. Jika bertindak sebagai principal dan melakukan kontrak yang menyangkut tanggung jawab atas namanya, mereka akan bertanggung jawab terhadap semua pelaksanaan pekerjaan moda transportasi termasuk periode waktu kargo berada di dalam pengawasan liner dan semua penanggung jawab multimoda lainnya yang digunakan.
Seandainya Freight Forwader mengambil alih fungsi transportasi darat, mengangkut kargonya sendiri, dia bertindak sebagai principal. Namum, jika sebagai kontraktor yang telah dikenal sebagai oleh customer-nya, dia kembali bertindak sebagai agen. Jika ternyta mereka melaksanankan kegiatan konsolidasi atau grouppage dan menerbitkan B/ L sendiri, dia bertindak sebagai principal.
B. Freight Forwader Sebagi Agen
Jika Freight Forwader bertindak sebagai agen, dia akan bertanggung jawab terhadap kesalahan – kesalahan yang dilakukan oleh karyawannya. Kesalahan – kesalahan tersebut bisa berupa :
• penyerahan kargo yang tidak sesuai dengan instruksi,
• pengangkutan kargo ke tujuan akhir yang salah
• tidak mengasuransikan kargo sesuai dengan instruksi, dan
• melakukan re – ekspor tanpa dilengkapi dengan persyaratan yang diperlukan, misalnya penarikan uang jaminan.
Selain itu, Freight Forwader bisa juga dituntut oleh pihak ketiga ( 3rd party ) jika terjadi kerugian, kehilangan, atau kecelakaan orang selama pelaksanaan moda angkutan.
C. Freight Forwader Sebagai Principal
Jika Freight Forwader melaksanaankan kegiatan Consiladation & MTO ( Multimoda Transport Operator ) , dia merupakan independent contractor yang menerima tanggung jawab atas namanya sendiri dan bertanggung jawab tidak hanya terhadap kesalahan atau kelalaiannya, tetapi juga kesalahan yang dilakukan oleh pihak – pihak yang terkait dalam pelaksanaan kontraknya. Dalam praktiknya, bisa dikatakan bahwa Freight Forwader melakukan negosiasi dengan customer mengenai biaya pelaksanaan moda angkutan, dan bukan sekadar menerima komisi.
PROSEDUR IMPOR
A. PRE – IMPOR
Pada tahapan ini, calon importir harus mempersiapkan kelengkapan – kelengkapan yang berkaitan dengan perizinan.
IZIN dari Departemen Perdagangan
Calon importir harus mendapatkan izin khusus dari Departemen Perdagangan Republik Indonesia yang disebut dengan Angka Pengenal.
SK MENTERI KEUANGAN TENTANG PEMBEBASAN Bea Masuk
Seandainya calon importir menginginkan untuk menggunakan fasiltas pembebasan bea masuk dan atau penangguhan bea masuk – biasanya dilakukan oleh importir yang juga melakukan kegiatan ekspor – calon importir harus mengajukan fasilitas yang dinamakan KITE ( Kemudahan Impor Tujuan Ekspor ) yang berisi keterangan berikut :
a) Pembebasan Bea Masuk dan Penangguhan PPn dan PPnBM
b) Pengembalian Bea Masuk dan Pembayaran PPn dan PPnBM
c) Pembebasan Bea Masuk dan Penangguhan PPn dan PPnBM serta Pembebasan Bea Masuk dan Penangguhan PPn dan PPnBM.
Jika semua kelengkapan dan persyaratan yang diajukan oleh calon importir telah terpenuhi, dalam tempo maksimal 14 hari kerja, SK Menkeu tentang pemberian fasilitas KITE tersebut sudah bisa diterima.
IZIN KHUSUS
Jika barang – barang yang akan diimpor ternyta bukan barang baru, dibutuhkan izin dari DEPARTEMEN PERDAGANGAN serta dari pihak SURVEYOR INDEPENDENT ( SUCOFINDO atau SURVEYOR dari Luar Negeri SGS ) .
Jadi, izin ini harus diperoleh dulu sebelum barang dikapalkan. Jika barang yang akan diimpor adalah barang baru, secara otomatis izin khusus ini tidak diperlukan.
B. PELAKSANAAN IMPOR
Impor bisa dilakukan oleh calon importir dengan dua macam cara, yaitu impor dengan memakai L/ C dan Impor tanpa L/ C ( NON – L/ C ) . Setelah terjadinya kesepakatan antara eksportir dan importir, pelaksanaan impor bisa dilakukan.
Selama masa menunggu kedatangan barang impor tersebut, importir akan menerima Surat Pemberitahuan Kedatangan Dokumen dari pihak BANK ( jika impor menggunakan L/ C ) atau akan menrima dokumen impor via international courier langsung dari tangan eksportir ( jika impor dilakukan tanpa menggunakan L/ C )
Selain itu, importir juga akan menerima Surat Pemberitahuan kedatangan Kapal ( Notice of Arrival ) dari pihak shipping company atau international freight forwader.
Setelah kapal ( feeder vessel ) pembawa barang impor tiba di pelabuhan tujuan, importir akan menukarkan satu lembar bill of lading dengan delivery order ( bisa dilakukan atau diwakilkan oleh EMKL atau PPJK ) di shipping company atau international freight forwader guna kepentingan mengeluarkan peti kemas. Dengan demikian, dokumen pendukung yang sudah berada ditangan importir sebagai berikut :
1. BILL of LADING
2. PACKING LIST
3. INVOICE
4. CARTIFICATE of FUMINGATION – jika ada
5. SK MENKEU tentang PEMBEBASAN BEA MASUK – jika memakai fasiltas KITE
6. CERTIFICATE of INSURANCE – jika ada
7. IZIN KHUSUS – jika barang impor merupakan barang bekas
8. DELEVERY ORDER DAR SHIPPING COMPANY
Berdasarkan dokumen – dokumen tersebut, importir menyiapkan PIB ( pemberitahuan impor barang ) – ( bisa dilakukan atau diwakilkan oleh EMKL/ PPJK ) – dan kemudian importir akan menghitung sendiri pajak dan bea masuk yang harus dibayarkan berkaitan dengan impr barang tersebut.
Salam Kenal
Manager Marketing/ Exim / Logistics
PT. BESTWAY INDOCARGO
